Workflow
Der Workflow bildet den Ablauf eines Antrags oder Dokuments in der Applikation ab. Er besteht aus Zuständen und Abläufen, die den Weg eines Dokuments von der Erstellung bis zum Abschluss steuern. Zusätzlich gibt es Benachrichtigungen und Erinnerungen, die dabei unterstützen, keine wichtigen Schritte zu verpassen.
Grundprinzipien des Workflows
Ein Workflow bildet den digitalen Ablauf eines Dokuments ab und ermöglicht im Vergleich zu einem rein physischen Prozess eine deutliche Optimierung.
Ein neuer Zustand ist immer dann erforderlich, wenn sich die Zugriffsrechte der Teilnehmenden ändern oder wenn beim Erreichen des Zustands eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll.
Ein Zustand legt fest, welche Teilnehmenden welche Rechte auf bestimmte Abschnitte des Dokuments haben.
Beispiel: In einem Zustand kann eine Sachbearbeitender nur Leserechte auf das Dokument haben, während eine Begutachtender Bewertungsrechte erhält. Sobald Bewertungen vorhanden sind, kann der*die Sachbearbeitende zusätzlich auch die Reihung der Bewertungen einsehen. Diese Reihung wird automatisch aktualisiert, während sich das Dokument weiterhin im gleichen Zustand befindet.
Durch einen Ablauf können Dokumente in einen neuen Zustand überführt werden. Dadurch ändern sich die Zugriffsrechte der Teilnehmenden oder es werden automatische Benachrichtigungen verschickt.
Über Abläufe können zudem zeitgesteuerte Erinnerungen eingerichtet werden, die an Teilnehmende versendet werden, sobald ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist.
Workflow-Elemente
Der Workflow besteht aus folgenden Elementen:
Jedes dieser Elemente wird auf einer eigenen Seite im Detail erklärt, inklusive Anleitungen und Beispielen.
Einführungsvideo
Zusammenfassung
Mit diesen Elementen "Teilnehmende, Rechtesets, Zuständen, Abläufen, Benachrichtigungen und Erinnerungen" wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments klar strukturiert und nachvollziehbar gesteuert.