Benachrichtigung

Benachrichtigungen sind frei definierbare, automatisch versendete E-Mails.

Sie werden im Workflow eingerichtet und immer dann ausgelöst, wenn ein Dokument in einen bestimmten Zustand wechselt.

Beispiel

Sobald eine antragstellende Person ihren Antrag erfolgreich eingereicht hat, erhält sie eine Bestätigung per Benachrichtigung.
Sobald ein Antrag in den Zustand „Prüfung“ wechselt, wird eine Benachrichtigung an die prüfende Person geschickt.

Empfängertypen

Bei jeder Benachrichtigung muss festgelegt werden, wer die Nachricht erhält.
Es gibt drei Empfängertypen:

Teilnehmende
Alle Personen, die dem jeweiligen Teilnehmenden im Workflow zugeordnet sind, erhalten die Benachrichtigung.
Spezialfälle
- Teilnehmende „Antragstellende“
  Wird als Teilnehmender „Antragstellende“ ausgewählt, geht die Benachrichtigung ausschließlich an die antragstellende Person (Besitzer/Ersteller des Dokuments).
- Teilnehmende „Direkt-Begutachtende“
  Wird als Teilnehmender „Direkt-Begutachtende“ ausgewählt, geht die Benachrichtigung nur an die direkt zugeordneten begutachtenden Personen für diesen Antrag.
E-Mail-Adresse
Es können eine oder mehrere feste E-Mail-Adressen angegeben werden. Mehrere Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Weiterleitende
Die Benachrichtigung wird an die Person verschickt, die den Workflow-Schritt ausgelöst hat. Das ist jene Person, die den Antrag in den betreffenden Zustand versetzt hat.

Eine Benachrichtigung besteht aus:

Betreff
Frei definierbar. Platzhalter können verwendet werden, die beim Versand automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem Antrag ersetzt werden.
Nachrichtentext
Frei definierbarer Text. Auch hier können Platzhalter eingesetzt werden, die beim Versand durch konkrete Werte ersetzt werden
(z. B. Name der antragstellenden Person, Titel des Antrags).

Weitere Informationen zu den verfügbaren Platzhaltern finden Sie auf der Seite E-Mail Platzhalter.

Eine Benachrichtigung wird versendet, wenn ein Antrag über einen regulären Ablauf in einen Zustand versetzt wird.
Wird ein Antrag ausschließlich über einen „Ablauf Rückgängig-Vorgang“ in einen Zustand zurückgesetzt, wird keine Benachrichtigung versendet.
Benachrichtigungen werden auch mehrfach versendet, wenn ein Antrag z. B. über einen „Ablauf Rückgängig-Vorgang“ in einen vorherigen Zustand zurückgesetzt und danach wieder über den regulären Ablauf in denselben Zustand versetzt wird.
Es können mehrere Benachrichtigungen pro Zustand definiert werden. Mehrere Benachrichtigungen für denselben Teilnehmenden einzurichten wird zwar unterstützt, ist aber nicht empfohlen.
Es gibt eine automatische System-E-Mail:
Antragstellende erhalten bei der Einreichung immer eine E-Mail über die erfolgreiche Einreichung – unabhängig davon, ob zusätzlich eine Benachrichtigung im Workflow definiert ist.