Datengruppen

Bedeutung einer guten Struktur

Bevor Sie mit der Erstellung eines Formulars beginnen, sollten Sie sich gründlich Gedanken über die Struktur der Datengruppen machen.
Die spätere Übersichtlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und technische Wartbarkeit hängen stark davon ab, wie klar und sinnvoll die Datengruppen aufgebaut sind.

Wichtige Überlegungen vorab:

• Welche Themenbereiche gehören logisch zusammen?

• Welche Informationen sind verpflichtend, welche optional?

• Welche Datengruppen sollen mehrfach vorkommen können (z. B. mehrere Studienabschlüsse)?

• Welche Datengruppen werden nur von bestimmten Rollen gesehen oder bearbeitet?

• Sollen einige Datengruppen in mehreren Formularen wiederverwendet werden können?

Verbindung zu Formular-Design-Best-Practices

Mehrere Grundsätze aus der Seite Formular-Design – Best Practice haben direkte Auswirkungen auf die Definition und den Aufbau von Datengruppen:

• Verpflichtende Datengruppen zuerst
  Diese gehören im Formular nach oben, damit Antragstellende sofort sehen, was unbedingt auszufüllen ist.
  → z. B. Personendaten, Kontaktdaten, Antragstitel

• Optionale Datengruppen danach
  Zusätzliche oder freiwillige Angaben (z. B. weitere Qualifikationen, optionale Uploads) sollten weiter unten im Formular platziert werden.

• Kleine, logisch abgegrenzte Gruppen bevorzugen
  Eine Datengruppe sollte sich auf einen klar umrissenen Themenbereich beziehen.
  Wenn zwei Gruppen inhaltlich eng zusammenhängen (z. B. Person + Adresse), kann es sinnvoll sein, sie zusammenzuführen.

• Datengruppen regelmäßig überprüfen
  Wenn sich Anforderungen ändern, sollte geprüft werden, ob bestehende Gruppen noch sinnvoll aufgebaut sind oder vereinfacht werden können.

• Vermeiden Sie „versteckte“ Datenfelder
  Felder, die nicht mehr gebraucht werden, sollten entfernt werden.
  Das bloße Verstecken über Rechtesets führt langfristig zu Unklarheiten und erhöht den Wartungsaufwand.

• Keine künstlichen Gruppen für Uploads
  Allgemeine Uploads sollten über die vorgesehene Formular-Upload-Funktion erfolgen.
  Das System erstellt dabei automatisch eine eigene Datengruppe.
  Manuelle „Simulationsgruppen“ für Uploads verursachen unnötige Komplexität.

Zusammenhang zwischen Datengruppen und Benutzerfreundlichkeit

Die Aufteilung in Datengruppen beeinflusst direkt:

• wie übersichtlich das Formular wahrgenommen wird,

• wie schnell Antragstellende ihre Daten finden und eingeben,

• und wie niedrig die Abbruchquote bleibt.

Ein klar strukturierter Aufbau (Pflicht- vor optionalen Gruppen, nachvollziehbare Reihenfolge) erhöht die Erfolgschancen, dass Formulare vollständig und korrekt ausgefüllt werden.

Planungsschritte bei der Definition neuer Datengruppen

1. Ziel klären: Welche Information soll in dieser Gruppe gesammelt werden?

2. Inhalt abgrenzen: Welche Felder gehören dazu – und welche nicht?

3. Vorkommen definieren: Wie oft darf/muss sie im Formular vorkommen?

4. Pflichtangaben festlegen: Welche Felder sind verpflichtend?

5. Sichtbarkeit im Workflow planen:
   Wer soll die Gruppe in welchen Zuständen sehen oder bearbeiten können?

6. Reihenfolge bestimmen: Wo soll sie im Formular angezeigt werden (oben/unten)?

7. Hilfetexte überlegen: Brauchen Antragstellende Erklärungen oder Hinweise zur Eingabe?

Darstellung im Antrag

Für Antragstellende werden Datengruppen im Formular als einzelne Abschnitte mit Überschrift dargestellt.
Jede Zeile entspricht einer Datengruppe, die geöffnet oder geschlossen werden kann.

Farbliche Markierungen:

• Grün: alle erforderlichen Einträge sind vorhanden

• Rot: Pflichtangaben fehlen

Wenn ein Hilfe- oder Zusatztext definiert ist, erscheint dieser direkt unterhalb der Datengruppenüberschrift.

Beispielansicht

Wenn zusätzlich Hilfetexte zu den Datengruppen definiert sind:

Workflow-Integration und Rechte

Über Rechtesets kann für jede Datengruppe genau festgelegt werden:

• Wer sie sehen darf (z. B. Antragstellende, Sachbearbeitende, Begutachtende),

• Wann sie sichtbar ist (abhängig vom Zustand im Workflow),

• Ob sie bearbeitet oder nur angezeigt werden darf.

Beispiele:

• Eine Datengruppe Interne Bemerkungen ist nur für Sachbearbeitende sichtbar.

• Eine Datengruppe Persönliche Daten ist für Antragstellende und Begutachtende sichtbar.

• Eine Datengruppe Bewertung wird erst im Begutachtungszustand eingeblendet.

Technische und organisatorische Vorteile

• Bessere Performance durch Teil-Speicherung einzelner Datengruppen

• Mehr Übersichtlichkeit für Antragstellende

• Fein steuerbare Sichtbarkeit im Workflow

• Wiederverwendbarkeit von Gruppen in mehreren Formularen

• Konsistenz: Änderungen wirken sich automatisch überall aus, wo die Datengruppe genutzt wird

Fazit

Datengruppen sind das zentrale Strukturierungsinstrument jedes Formulars.
Eine saubere Planung und regelmäßige Überprüfung sind entscheidend für:

• die Benutzerfreundlichkeit,

• die Wartbarkeit,

• und die langfristige Qualität der Daten.