Datenfelder
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite wurden mit Unterstützung von KI erstellt.
Datenfelder sind die eigentlichen Träger der Informationen im Formular. Sie bestimmen, welche Daten Antragstellende, Sachbearbeitende oder Begutachtende erfassen können.
Jede Datengruppe enthält eine oder mehrere solcher Felder – mindestens eines davon muss ein Pflichtfeld sein.
Feldkategorien (Überblick)
Die Felder sind in folgende Kategorien gegliedert:
1) Eingabe-Felder
Textfeld einzeilig – kurze Texteingaben (z. B. Name, Titel)
Textfeld mehrzeilig – längere Eingaben (z. B. Begründungen)
Checkbox – wahr/falsch – einzelne Option an/aus
Switch – wahr/falsch – wie Checkbox, aber für „Einstellung/Status“
Ziffernfeld – Ganze Zahl – Mengen, Integer (z. B. ECTS, Jahre)
Ziffernfeld – Dezimalzahl – Beträge, Prozente (z. B. 1,5; 99,95)
Datumfeld – Datum (z. B. Geburtsdatum)
2) Upload
Uploadfeld – Upload eines oder mehrerer Dateien innerhalb einer Datengruppe
3) Berechnete Felder
Summenfeld – berechnet Werte aus anderen Feldern (z. B. Summe aus Positionen)
4) Statische Elemente
Überschrift – visuelle Abschnittsüberschrift innerhalb einer Datengruppe
Text – erklärende Hinweise/Hilfen
Horizontale Linie – optische Trennung
Leere Zeile / Abstand – Layout/Whitespace
5) Auswahl-Felder
Auswahl einfach – Single-Select aus fester Liste
Auswahl mehrfach – Multi-Select aus fester Liste
Dyn. Auswahl einfach – Auswahl (Single-Select) aus Einträgen, die in einer anderen Datengruppe dieses Formulars bereits erfasst wurden (z. B. Auswahl einer zuvor eingegebenen Person).
Grundregeln beim Entwurf
Klare Labels & Hilfetexte: Feldbeschriftungen eindeutig, kurze Hilfen bei Bedarf.
Pflicht vs. optional: Pflicht nur, wenn fachlich notwendig.
Validierung & Format: Zahlen als Zahlenfelder, Datumsangaben als Datumfeld; Plausibilitäten definieren.
Standardwerte sinnvoll nutzen: z. B. Land = Österreich, wenn passend.
Keine Readonly-Felder: Statische Infos lieber als Formulareigenschaften/Statisches-Element-Text darstellen.
Wiederholungen über Datengruppen steuern: Mehrfachangaben (Ausbildungen, Tätigkeiten) nicht mit „vielen Feldern“, sondern über min/max der Datengruppe lösen.
Sichtbarkeit im Workflow planen: Wer sieht/bearbeitet das Feld in welchem Zustand?
Uploads korrekt einsetzen: Feld-Uploads nur, wenn der Upload fachlich zu dieser Datengruppe gehört; sonst Formular-Upload-Funktion.
Empfehlungen je Kategorie (kurz & praxisnah)
Eingabe-Felder
Text einzeilig: kurze, strukturierte Angaben. Keine IBAN/PLZ hier „frei“ erzwingen, wenn es spezialisierte Felder gäbe (hier: Ziffernfeld/Datum).
Text mehrzeilig: frei formulierte Begründungen, Motivationsangaben; max. Länge überlegen.
Checkbox vs. Switch:
Checkbox für „optionale Aussage“ (Ich stimme zu).
Switch für „Zustand/Einstellung“ (Benachrichtigungen aktiv).
Ziffernfelder:
Ganze Zahl für Stückzahlen/Jahre.
Dezimal für Beträge/ECTS mit Nachkommastellen.
Grenzwerte/Einheiten als Hilfe angeben (z. B. „max. 100, in EUR“).
Datumfeld: Eingaben validieren (keine Zukunfts-/Vergangenheitsdaten, wo unlogisch).
Upload
Uploadfeld: Für Nachweise, die genau zu dieser Datengruppe gehören (z. B. Nachweis zu „Aktuelle akademische Tätigkeit“).
Mehrere Dateien erlauben? Benennungshinweis geben.
Berechnete Felder
Summenfeld: Nur anzeigen/berechnen, nicht manuell editierbar. Klar beschriften, aus welchen Feldern summiert wird.
Statische Elemente
Überschrift/Text/Linien/Abstand: Zur Orientierung.
Kurze, präzise Texte – keine langen Absätze (lieber verlinken/auslageren).
Auswahl-Felder
Auswahl einfach: Eindeutige Single-Choice (z. B. Studienart).
Auswahl mehrfach: Setzt klare Auswertung voraus; Obergrenzen ggf. nennen.
Dyn. Auswahl einfach: Auswahl aus Daten, die in einer anderen Datengruppe desselben Formulars erfasst wurden (z. B. Auswahl einer zuvor eingegebenen Person). Wird nur selten verwendet.
Kurze Feldbeschreibungen
Textfeld einzeilig
Ein einzeiliges Textfeld dient zur Eingabe kurzer, unformatierter Texte.
Typische Beispiele sind Akademischer Titel, Vorname oder Familienname.
Darstellung für Antragstellende
So sieht das Feld im Formular aus:
Antragstellende geben den Text direkt ein.
Das Feld erlaubt keine Zeilenumbrüche und ist für kurze Eingaben gedacht.
Darstellung und Konfiguration für Sachbearbeitende
In der Formularbearbeitung wird das Feld als Eingabeelement angezeigt:
Ein Klick auf das Zahnrad öffnet den Konfigurationsdialog:
Konfigurationsoptionen
Option | Beschreibung |
|---|---|
Name | Pflichtangabe. Interne Bezeichnung des Feldes. Dient der technischen Zuordnung und sollte keine Sonderzeichen enthalten. |
Bezeichnung | Pflichtangabe. Sichtbarer Feldname (Label) im Formular. Diese Bezeichnung wird Antragstellenden angezeigt. |
Texttyp | Pflichtangabe. Feldtyp. Hier kann zwischen „Text einzeilig“ und „Text mehrzeilig“ umgeschaltet werden. |
Pflichtfeld | Pflichtangabe. Gibt an, ob das Feld verpflichtend ist. |
Standardwert | Vordefinierter Wert, der beim Öffnen des Formulars angezeigt wird. Für verfügbare Variablen siehe Standardwerte und Variablen. |
Maximale Anzahl Zeichen | Pflichtangabe. Grenzwert für die Länge der Eingabe. Eingaben oberhalb dieser Grenze sind nicht zulässig. |
Hilfetext | Wird angezeigt, wenn Antragstellende die Option „Ausfüllhilfe anzeigen“ aktivieren. |
Validierungsregel | Definiert zusätzliche Prüfregeln für Eingaben. Die Validierung erfolgt beim Speichern der Datengruppe, nicht während der Eingabe. Häufige Anwendungsfälle sind:
Für Details und Beispiele siehe den Abschnitt Validierungsregeln. |
Col-Wert | Bestimmt die Breite des Feldes innerhalb der Zeile. Grundlage ist das Bootstrap-Grid-System (12 Spalten). Diese Logik wird einmalig im Abschnitt Layout und Spaltenbreiten erklärt. |
Pflichtfeld-Optionen
Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
Kein Pflichtfeld | Feld kann leer bleiben. |
Pflichtfeld | Feld muss ausgefüllt werden. |
Schreibgeschützt | Feldinhalt kann nicht geändert werden. Erfordert einen Standardwert. Diese Option ist nur aus Gründen der Abwärtskompatibilität vorhanden und sollte nicht mehr verwendet werden. Stattdessen sollen Formular-Parameter verwendet werden. |
Textfeld mehrzeilig
Das mehrzeilige Textfeld dient zur Eingabe längerer unformatierter Texte.
Typische Anwendungsbeispiele sind Begründungen, Motivationsschreiben oder Freitextangaben, etwa im Feld „Soziales Engagement“.
Darstellung für Antragstellende
So erscheint das Feld in der Antragstellung:
Antragstellende können hier mehrere Zeilen Text eingeben.
Ein automatischer Zeilenumbruch ist aktiv, Formatierungen (z. B. fett, kursiv, Listen) sind nicht möglich.
Darstellung und Konfiguration für Sachbearbeitende
In der Formularbearbeitung sieht das Feld wie folgt aus:
Über das Zahnrad-Symbol lassen sich die Einstellungen öffnen:
Konfigurationsoptionen
Option | Beschreibung |
|---|---|
Name | Pflichtangabe. Interne Bezeichnung des Feldes. Wird technisch verwendet und sollte keine Sonderzeichen enthalten. |
Bezeichnung | Pflichtangabe. Sichtbare Feldbeschriftung (Label), die Antragstellenden angezeigt wird. |
Texttyp | Pflichtangabe. Hier kann zwischen Text einzeilig und Text mehrzeilig umgeschaltet werden. |
Anzahl der Zeilen | Pflichtangabe. Bestimmt die sichtbare Höhe des Eingabefeldes in Zeilen. Nur die Anzeigegröße – keine Begrenzung der Eingabelänge. |
Pflichtfeld | Pflichtangabe. Gibt an, ob das Feld verpflichtend auszufüllen ist. |
Standardwert | Vordefinierter Text, der beim Öffnen des Formulars angezeigt wird. Für verfügbare Variablen siehe Standardwerte und Variablen. |
Maximale Anzahl Zeichen | Pflichtangabe. Grenzwert für die Länge der Eingabe. Längere Texte werden beim Speichern abgewiesen. |
Hilfetext | Wird angezeigt, wenn Antragstellende die Option „Ausfüllhilfe anzeigen“ aktivieren. |
Validierungsregel | Definiert zusätzliche Prüfregeln für Eingaben. Die Validierung erfolgt beim Speichern der Datengruppe, nicht während der Eingabe. Häufige Anwendungsfälle sind:
Für Details und Beispiele siehe das Dokument Validierungsregeln. |
Col-Wert | Steuert die Breite des Feldes innerhalb der Zeile. Grundlage ist das Bootstrap-Grid-System (12 Spalten). Erläuterung siehe Layout und Spaltenbreiten. |
Checkbox – wahr/falsch
Wann sinnvoll (Zustimmungserklärungen), Default-Wert, Auswertung.
Switch – wahr/falsch
Für Einstellungen/Status, sichtbare Wirkung im Formular (falls vorhanden).
Ziffernfeld – Ganze Zahl
Min/Max, nur positive Werte?, Beispiele.
Ziffernfeld – Dezimalzahl
Nachkommastellen, Währungs-/Einheitenhinweis, Rundung.
Datumfeld
Min/Max-Datum, Logik (z. B. muss nach/before X liegen).
Uploadfeld
Dateitypen, max. Größe/Anzahl, Hinweis zur Benennung.
Summenfeld
Bezugsfelder, Rundung/Format, Sichtbarkeit (nur lesen).
Überschrift / Text / Linie / Abstand
Kurze Richtlinien für verständliche Hilfetexte und Layout.
Auswahl einfach
Pflege der Werteliste, „Sonstiges?“-Variante ja/nein.
Auswahl mehrfach
Max. Anzahl wählbar, Darstellung, Auswertung.
Dyn. Auswahl einfach
Quelle/Filterung, Fallback-Verhalten, Aktualisierungszyklus der Liste.
Best Practices, die direkt Felder betreffen
Eindeutige Bezeichnungen statt Fachjargon.
Hilfetexte bei komplexen Feldern (IBAN, Matrikelnummer, Auslandszeiten).
Auswahl vor Freitext: Wenn auswertbar sein muss, lieber Auswahlfelder statt Freitext.
Kein „verstecktes“ Altlasten-Feld: Nicht benötigte Felder entfernen, nicht nur ausblenden.
Konsistente Einheit/Format-Angaben (EUR, %, ISO-Datum).