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E-Mail Platzhalter

Mit Hilfe von Platzhaltern können in E-Mails automatisch Werte aus dem Antrag oder dem Workflow eingefügt werden. Dies ermöglicht personalisierte Nachrichten, ohne dass die Inhalte manuell eingetragen werden müssen. Platzhalter werden beim Versand durch die jeweils passenden Werte ersetzt (z. B. Name der antragstellenden Person, Felder aus dem Formular oder ein OCA-Link).

Antrags/Dokument Platzhalter

Platzhalter

Bedeutung

Möglicher Wert

Bedingung / Logik

{{Antragsteller:Anrede}}

Anrede (Nominativ)

Herr, Frau, Frau / Herr

Gender == maennlich → Herr; Gender == weiblich → Frau; sonst/null → Frau / Herr

{{Antragsteller:AnredeN}}

Anrede (Akkusativ)

Herrn, Frau, Frau / Herrn

Gender == maennlich → Herrn; Gender == weiblich → Frau; sonst/null → Frau / Herrn

{{Antragsteller:geehrt}}

Adjektiv kleingeschrieben

geehrter, geehrte, geehrte(r)

Gender == maennlich → geehrter; Gender == weiblich → geehrte; sonst/null → geehrte(r)

{{Antragsteller:Geehrt}}

Adjektiv großgeschrieben

Geehrter, Geehrte, Geehrte(r)

Gender == maennlich → Geehrter; Gender == weiblich → Geehrte; sonst/null → Geehrte(r)

{{Antragsteller:Vorname}}

Vorname

Firstname oder ""

Sobald mind. einer von Vor-oder Nachname vorhanden ist → echter Vorname (fehlend → ""). Wenn beide leer → "".

{{Antragsteller:Nachname}}

Nachname (mit Fallback)

Lastname oder Fallback

Falls mind. einer von Vor-/Nachname vorhanden → echter Nachname (fehlend → ""). Wenn beide leer → Fallback je nach Gender: männlich Antragsteller, weiblich Antragstellerin, sonst Antragsteller/in.

{{Antragsteller:Titel}}

Akademischer Titel

Title oder ""

Immer gesetzt; leer wenn kein Titel vorhanden.

{{DocFormID}}

ID des Dokuments/Formulars

this.ID.ToString()

Immer gesetzt.

Kurzregeln / Fallbacks

  • Gender steuert Anrede & „geehrt/Geehrt“

    • männlich → Herr/Herrn, geehrter/Geehrter

    • weiblich → Frau/Frau, geehrte/Geehrte

    • unklar/null → Frau / Herr/Frau / Herrn, geehrte(r)/Geehrte(r)

  • Namen

    • Sind Vor- oder Nachname vorhanden → beide Platzhalter mit realen Werten befüllen (fehlender Teil wird "").

    • Sind beide leer → Vorname = "", Nachname wird je Gender-Fallback gesetzt (siehe Tabelle).

Beispiele

männlich, Firstname=Max, Lastname=Mustermann

{{Antragsteller:Anrede}} → Herr {{Antragsteller:AnredeN}} → Herrn {{Antragsteller:geehrt}} → geehrter {{Antragsteller:Geehrt}} → Geehrter {{Antragsteller:Vorname}} → Max {{Antragsteller:Nachname}} → Mustermann {{Antragsteller:Titel}} → "" (falls keiner) {{DocFormID}} → <ID>

weiblich, Firstname="", Lastname=Musterfrau

{{Antragsteller:Anrede}} → Frau {{Antragsteller:AnredeN}} → Frau {{Antragsteller:geehrt}} → geehrte {{Antragsteller:Geehrt}} → Geehrte {{Antragsteller:Vorname}} → "" {{Antragsteller:Nachname}} → Musterfrau

Gender unbekannt, beide Namen leer

{{Antragsteller:Anrede}} → Frau / Herr {{Antragsteller:AnredeN}} → Frau / Herrn {{Antragsteller:geehrt}} → geehrte(r) {{Antragsteller:Geehrt}} → Geehrte(r) {{Antragsteller:Vorname}} → "" {{Antragsteller:Nachname}} → Antragsteller/in

Antrags/Dokument Feld Platzhalter

Mit Feld-Platzhaltern können in E-Mails beliebige Datenfelder aus dem Antrag eingefügt werden.

Format

[-§FullQualifiedFieldName§-]

Aufbau von FullQualifiedFieldName

Ein FullQualifiedFieldName setzt sich zusammen aus:

Datengruppenname[Datengruppeninstanz].Datenfeldname

  • Datengruppenname
    Name der Datengruppe im Formular.

  • Datengruppeninstanz
    Index der Instanz (beginnt typischerweise bei 0).
    Wird benötigt, wenn eine Datengruppe mehrfach vorkommen kann.

  • Datenfeldname
    Name des konkreten Feldes innerhalb der Datengruppe.

Beispiele

Einfaches Feld (keine Wiederholung)

[-§Person[0].Vorname§-] → setzt den Vornamen der ersten Person ein [-§Person[0].Nachname§-] → setzt den Nachnamen der ersten Person ein

Wiederholte Gruppe

[-§Studium[0].Universität§-] → erste angegebene Universität [-§Studium[1].Universität§-] → zweite angegebene Universität

Beliebige andere Felder

[-§Bankverbindung[0].IBAN§-] → IBAN aus erster Bankverbindung [-§Bankverbindung[0].BIC§-] → BIC aus erster Bankverbindung

OCA Platzhalter

Verwenden Sie den OCA-Link (One-Click-Assessment), um begutachtenden Personen direkten Zugriff auf Anträge/Dokumente zu geben. Durch den OCA-Link muss sich die begutachtende Person nicht mehr am System anmelden, um den Antrag zu bewerten. Der OCA-Link ist ein direkter Zugang zu einem Antrag für eine bestimmte Person.

Syntax

[-§-OCALink§-]

  • Der Platzhalter [-§-OCALink§-] wird im Mailtext durch den individuellen Link ersetzt.

Funktionsweise

  • Das System generiert pro Dokument und pro Person, die einem Workflow-Teilnehmenden zugeordnet ist, einen einzigartigen Schlüssel.

  • Anhand dieses Schlüssels kann das System die Person eindeutig erkennen.

Da die Benachrichtigung oder Erinnerung nur an die hinterlegte E-Mail-Adresse der begutachtenden Person gesendet wird, kann ein Missbrauch weitgehend ausgeschlossen werden.

Die begutachtende Person sollte das E-Mail mit dem Link jedoch nicht an Dritte weiterleiten, da diese sonst Zugriff auf das Dokument erlangen könnten.

Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, in der Benachrichtigung bzw. Erinnerung ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Besonderheiten

  • Der OCA-Link funktioniert auch dann, wenn eine begutachtende Person erst neu angelegt wurde und ihre Registrierung noch nicht aktiviert hat oder wenn noch kein Passwort vergeben wurde.

  • Mit dem OCA-Link entfällt sowohl das Aktivieren eines Accounts als auch das Anmelden am System.
    Die begutachtende Person klickt auf den Link und das System zeigt direkt den Antrag, der bewertet werden soll.

Voraussetzungen für die Verwendung

Damit ein OCA-Link verwendet werden kann, muss das Formular folgende Bedingungen erfüllen:

  • Der OCA-Link muss in einer Benachrichtigung oder Erinnerung an die begutachtende Person versendet werden.

Der OCA-PDF-Link funktioniert grundsätzlich wie der OCA-Link, unterscheidet sich jedoch in folgenden Punkten:

  • Der Platzhalter lautet:

    [-§-OCAPDF§-]

  • Der Link verweist direkt auf die PDF-Ansicht des Antrags.

  • Eine Bewertung über diesen Link ist nicht möglich.

  • Über den OCA-PDF-Link kann nur das PDF des Antrags betrachtet werden.

09 Oktober 2025
Begutachtung im Workflow einrichtenAntragsbearbeitung