Begutachtung im Workflow einrichten

Hinweis: Die Inhalte dieser Seite wurden mit Unterstützung von KI erstellt.

Poolbegutachtung

Pool-Begutachtende
Eine Gruppe von Expert:innen, die von Sachbearbeitenden manuell zusammengestellt wird.
Wenn ein Antrag in einen bestimmten Bearbeitungszustand kommt, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe automatisch das Recht, den Antrag zu begutachten.

Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Formularbearbeitung.
Klicken Sie auf den Punkt „Teilnehmende“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Teilnehmende hinzufügen“.
Wählen Sie durch einen Klick auf den Bereich „Begutachtendenliste für Poolbegutachtung“ die gewünschte Art von Teilnehmenden aus.
Geben Sie den gewünschten Namen für die begutachtenden Teilnehmenden ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um die Teilnehmenden zu erstellen.

Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Formularbearbeitung.
Klicken Sie auf den Punkt „Teilnehmende“.
Wählen Sie den gewünschten Pool-Begutachtenden-Teilnehmenden, indem Sie darauf klicken.
Auf der rechten Seite des Bildschirms wird die Liste der Personen angezeigt, die bereits diesem Teilnehmenden zugeordnet sind. Ist diese Liste leer, wird nur die Schaltfläche „+ Begutachtende hinzufügen“ angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Begutachtende hinzufügen“, um eine bestehende Person diesem Teilnehmenden hinzuzufügen.
Sie können hier nach dem Nachnamen suchen. Verwenden Sie * als Platzhalter.
Klicken Sie auf das Icon, um die gewünschte Person hinzuzufügen.
Die Person wurde hinzugefügt und wird nun in der Liste angezeigt. Zusätzlich erscheint am rechten unteren Bildschirmrand die Meldung „Nutzer wurde hinzugefügt“.
Wenn die Person bereits diesem Teilnehmenden zugeordnet ist, wird stattdessen die Meldung „Diese Person wurde bereits hinzugefügt“ angezeigt.

Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Formularbearbeitung.
Klicken Sie auf den Punkt „Teilnehmende“.
Wählen Sie den gewünschten Pool-Begutachtenden-Teilnehmenden, indem Sie darauf klicken.
Auf der rechten Seite des Bildschirms wird die Liste der Personen angezeigt, die bereits diesem Teilnehmenden zugeordnet sind.
Um eine Person aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Mistkübel am rechten Rand des Eintrags.
Bestätigen Sie das Entfernen in der Sicherheitsabfrage (Ja) oder brechen Sie den Vorgang ab (Nein).
Wurde die Person erfolgreich entfernt, erscheint am rechten unteren Bildschirmrand folgende Meldung: „Nutzer wurde entfernt.“

Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Formularbearbeitung.
Klicken Sie auf den Punkt „Zustände/Abläufe“.
Im gewünschten Zustand klicken Sie auf das Icon „Zugriffsrechte bearbeiten“.
Scrollen Sie auf der rechten Seite der Dialogbox bis nach unten zum Punkt „Pool-Begutachtenden-Rechte hinzufügen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Pool-Begutachtenden-Recht hinzufügen“.
Falls Sie mehrere Pool-Begutachtende-Teilnehmende definiert haben, öffnet sich eine weitere Dialogbox zur Auswahl des gewünschten Teilnehmenden. Wählen Sie den Teilnehmenden aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Falls Sie nur einen Pool-Begutachtenden-Teilnehmenden definiert haben, wird dieser direkt hinzugefügt.
Die bereits vorausgefüllten Standardwerte können nun bei Bedarf angepasst werden.

Feldname	Beschreibung
Anzeigename	Name des Zustands, der den jeweiligen Teilnehmenden angezeigt wird. Standardwert: Name des Zustands
Dokument	Zugriffsrechte auf den Antrag – Ansicht oder Rechtset
Dokumentlauf	Zugriff auf den Dokumentenlauf des Antrags – Nicht sichtbar oder Sichtbar
Diskussion	Zugriff auf die Diskussionsmöglichkeiten – Nicht sichtbar oder Sichtbar
Bewertung	Zugriff auf die Bewertung – Nur Bearbeiten möglich; Auswahl des Fragenkatalogs

Direkt-Begutachtende
Ein vorkonfigurierter Platzhalter für genau eine Person mit der Rolle „Expert:in“.
Hier wird nicht eine ganze Gruppe berechtigt, sondern eine einzelne Person gezielt direkt einem Antrag zugeordnet.

Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Formularbearbeitung.
Klicken Sie auf den Punkt „Zustände/Abläufe“.
Im gewünschten Zustand klicken Sie auf das Icon „Zugriffsrechte bearbeiten“.
Scrollen Sie auf der rechten Seite der Dialogbox bis zum Punkt „Direkt-Begutachtenden-Rechte hinzufügen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Direkt-Begutachtenden-Recht hinzufügen“.
Falls für dieses Formular noch kein automatischer System-Teilnehmender für die Direktbegutachtung angelegt wurde, erscheint eine Hinweisbox mit folgender Meldung:
Für dieses Formular wurde noch keine passende System-Teilnehmende für die Direkt-Begutachtenden erstellt. Diese Meldung erscheint, weil eine neue Version des Formulars verwendet wird. Bitte klicken Sie auf die untenstehende Schaltfläche, um den fehlenden Teilnehmenden einmalig zu erstellen.
Um das Problem zu beheben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Fehlende System-Teilnehmende anlegen“. Danach können Sie das Direkt-Begutachtenden-Recht wie gewohnt vergeben.
Die bereits vorausgefüllten Standardwerte können nun bei Bedarf angepasst werden.

Feldname	Beschreibung
Anzeigename	Name des Zustands, der den jeweiligen Personen angezeigt wird. Standardwert: Name des Zustands
Dokument	Zugriffsrechte auf den Antrag – Ansicht oder Rechtset
Dokumentlauf	Zugriff auf den Dokumentenlauf des Antrags – Nicht sichtbar oder Sichtbar
Diskussion	Zugriff auf die Diskussionsmöglichkeiten – Nicht sichtbar oder Sichtbar
Bewertung	Zugriff auf die Bewertung – Nur Bearbeiten möglich; Auswahl des Fragenkatalogs ist nicht möglich - die Zuordnung erfolgt bei der Zuordnung der begutachtenden Person.

23 Oktober 2025