Begutachtung ab Version 2025.1.X
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite wurden mit Unterstützung von KI erstellt.
Was ist neu
Unterscheidung zwischen Pool-Begutachtenden und Direkt-Begutachtenden.
Direkt-Begutachtende müssen nicht mehr über ein Formular einem Teilnehmenden zugeordnet werden.
Sachbearbeitende Nutzer können nun auch direkt neue begutachtende Personen einladen – sowohl vor als auch während einer Begutachtungsrunde.
Im Begutachtungszustand können begutachtende Personen hinzugefügt, entfernt oder ausgetauscht werden. Es können jedoch nie alle begutachtenden Personen entfernt werden – mindestens eine muss immer zugeordnet bleiben.
Bereits vorhandene Bewertungen können bei Bedarf gelöscht werden.
Befinden sich zwei Begutachtungszustände hintereinander, werden die Zuordnungen beim Weiterleiten automatisch übernommen.
Neu möglich: Parallele Bewertungen innerhalb eines Zustands mit beliebig vielen Fragenkatalogen, die den begutachtenden Personen individuell zugeordnet werden können.
Pool-Begutachtende
Wann verwenden?
Pool-Begutachtende werden eingesetzt, wenn man im Vorhinein eine kleine, gleichbleibende Gruppe von Personen definieren möchte, die Zugriff auf alle Anträge in der Begutachtung haben. Die Personen entscheiden selbst, ob sie den Antrag bewerten.
Typische Einsatzszenarien:
Kleinere, überschaubare Antragsrunden
Wenig Veränderungen bei den Begutachtenden
Keine direkte Zuordnung von Anträgen zu bestimmten Personen erforderlich
Der Arbeitsaufwand ist hier geringer, da die manuelle Zuordnung einzelner Anträge entfällt.
Technische Regeln
Pro Formular können beliebig viele Pool-Teilnehmende erstellt werden.
Pro Zustand können maximal 2 Pool-Teilnehmende zugeordnet werden.
Pro Pool-Teilnehmende können maximal 10 Personen zugeordnet werden.
Eine Person kann nur einem Pool-Teilnehmenden zugeordnet werden.
Jeder Pool-Teilnehmende kann nur in einem Zustand Bewertungsrechte erhalten.
Werden Bewertungsrechte in einem Zustand vergeben, muss dem Pool-Teilnehmenden ein Fragenkatalog zugeordnet werden.
Werden zwei Pool-Teilnehmende in demselben Zustand eingesetzt, müssen unterschiedliche Fragenkataloge verwendet werden.
Einschränkungen
Sobald mindestens ein Antrag in einem Begutachtungszustand ist, kann der Pool-Teilnehmende nicht mehr bearbeitet werden (keine Änderungen der Personen möglich).
→ Deshalb sollte vor Start einer Begutachtungsrunde sichergestellt werden, dass die richtigen Personen im Pool hinterlegt sind.
Szenarien (Beispiele)
Szenario 1
Ein Pool-Teilnehmender – ein Begutachtungs-Zustand – ein Fragenkatalog - ein Rankinglist-Zustand
Dies ist das Standardszenario für eine Pool-Begutachtung.
Es gibt eine definierte Gruppe von ca. 2–5 Personen, die Zugriff auf alle Anträge im Begutachtungszustand hat.
Jede begutachtende Person entscheidet dabei selbst, welche Anträge sie tatsächlich bewertet.
Der sachbearbeitende Nutzer entscheidet, wann die Anträge in die Rankingliste weitergeleitet werden, und benötigt dafür einen Flow.
Begutachtende selbst haben in diesem Fall keinen Flow, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass alle zugeordneten Personen die Begutachtung vollständig abschließen. Bei mehreren Personen würde der Antrag sonst erst weitergeleitet, wenn alle ihre Bewertungen abgeschlossen haben.
Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Antrag dann im Begutachtungszustand stecken bleibt, ist bei mehreren Begutachtenden immer sehr hoch.
Spezialfall:
Gibt es nur eine Person im Pool-Begutachtenden, kann ein Flow für diese Person sinnvoll sein.
Szenario 2
Zwei Pool-Teilnehmende – ein Begutachtungszustand – zwei Fragenkataloge – ein Rankinglisten-Zustand
Dieses Szenario wird verwendet, wenn man zwei voneinander getrennte Gruppen von begutachtenden Personen einsetzen möchte.
Jeder Pool-Teilnehmende erhält dafür einen eigenen Fragenkatalog. Der Vorteil dabei ist, dass zur gleichen Zeit zwei unterschiedliche Personengruppen über zwei unterschiedliche Fragenkataloge bewerten können.
In diesem Szenario kann für keinen der beiden Pool-Teilnehmenden ein Flow eingerichtet werden. Würde ein Pool-Teilnehmender den Antrag über einen Flow weiterleiten, könnte er dem anderen Pool-Teilnehmenden den Antrag entziehen, bevor dessen Bewertung abgeschlossen ist – das darf nicht passieren.
Die Weiterleitung erfolgt daher ausschließlich durch einen sachbearbeitenden Nutzer.
Szenario 3
Zwei Pool-Teilnehmende – zwei Begutachtungszustände – ein Fragenkatalog – ein Rankinglisten-Zustand
Dieses Szenario wird eingesetzt, wenn zwei verschiedene Gruppen von begutachtenden Personen nacheinander über denselben Fragenkatalog bewerten sollen.
Ein typisches Beispiel wäre eine Vorbegutachtung durch eine erste Gruppe und eine anschließende Hauptbegutachtung durch eine zweite Gruppe.
Jeder Pool-Teilnehmende ist dabei jeweils nur in einem Begutachtungszustand aktiv.
Dadurch ist sichergestellt, dass dieselben Fragen nacheinander von zwei unterschiedlichen Personengruppen beantwortet werden können.
Für dieses Szenario kann grundsätzlich ein Flow eingerichtet werden, um die Weiterleitung vom ersten in den zweiten Begutachtungszustand und schließlich in den Rankinglisten-Zustand zu steuern.
Da es bei Pool-Begutachtungen jedoch immer die Gefahr gibt, dass Anträge stecken bleiben, sollte der Flow hier für den sachbearbeitenden Nutzer definiert werden.
So behält die Sachbearbeitung die Kontrolle und kann Anträge manuell weiterleiten, falls einzelne Bewertungen ausbleiben.
Szenario 4
Zwei Pool-Teilnehmende – zwei Begutachtungszustände – zwei Fragenkataloge – ein Rankinglisten-Zustand
Dieses Szenario wird eingesetzt, wenn zwei verschiedene Gruppen von begutachtenden Personen nacheinander über unterschiedliche Fragenkataloge bewerten sollen.
Ein typisches Beispiel wäre eine Vorbegutachtung mit einem kürzeren Fragenkatalog (z. B. formale Kriterien) und eine anschließende Hauptbegutachtung mit einem ausführlicheren Fragenkatalog (z. B. inhaltliche Bewertung).
Jeder Pool-Teilnehmende ist dabei jeweils nur in einem Begutachtungszustand aktiv.
Dadurch können die Anträge in zwei aufeinanderfolgenden Schritten mit klar voneinander abgegrenzten Fragenkatalogen bewertet werden.
Für dieses Szenario kann ebenfalls ein Flow eingerichtet werden, um die Weiterleitung vom ersten in den zweiten Begutachtungszustand und schließlich in den Rankinglisten-Zustand zu steuern.
Da es bei Pool-Begutachtungen jedoch immer die Gefahr gibt, dass Anträge stecken bleiben, sollte der Flow auch hier für den sachbearbeitenden Nutzer definiert werden.
So bleibt die Verantwortung für die Weiterleitung bei der Sachbearbeitung, die im Bedarfsfall eingreifen kann, falls nicht alle Bewertungen abgeschlossen werden.
Zusammenfassung der Szenarien
Szenario 1: Standardfall, eine Gruppe bewertet, Weiterleitung immer durch Sachbearbeitung.
Szenario 2: Zwei Gruppen gleichzeitig mit verschiedenen Katalogen, keine Flows möglich, Weiterleitung nur durch Sachbearbeitung.
Szenario 3: Zwei Gruppen nacheinander mit demselben Katalog, Flow für Sachbearbeitung sinnvoll.
Szenario 4: Zwei Gruppen nacheinander mit unterschiedlichen Katalogen, Flow für Sachbearbeitung sinnvoll.
Direkt-Begutachtende
Wann verwenden?
Direkt-Begutachtende werden in den meisten Antragsrunden eingesetzt und bieten den flexibelsten Ansatz für die Organisation einer Begutachtung.
NEU Sachbearbeitende Nutzer können nun auch direkt neue begutachtende Personen einladen – sowohl vor als auch während einer Begutachtungsrunde.
NEU Im Begutachtungszustand können begutachtende Personen hinzugefügt, entfernt oder ausgetauscht werden. Es können jedoch nie alle begutachtenden Personen entfernt werden – mindestens eine muss immer zugeordnet bleiben.
NEU Bereits vorhandene Bewertungen können bei Bedarf gelöscht werden, falls dies notwendig ist.
NEU Befinden sich zwei Begutachtungszustände hintereinander, werden die Zuordnungen beim Weiterleiten in den nächsten Zustand automatisch übernommen.
Mindestens eine begutachtende Person muss dem Antrag bereits vor dem Weiterleiten in den Begutachtungszustand zugeordnet werden.
Szenarien (Beispiele)
Szenario 1
Ein Begutachtungszustand – ein Fragenkatalog – ein Rankinglisten-Zustand
Dies ist das Standardszenario für Direkt-Begutachtende.
Alle zugeordneten Personen bewerten die Anträge anhand eines gemeinsamen Fragenkatalogs innerhalb eines Begutachtungszustands.
Sobald die Begutachtung abgeschlossen ist, werden die Anträge in den Rankinglisten-Zustand weitergeleitet.
Vorteil: einfache Konfiguration und klare Struktur.
Flow-Einsatz: Ein Flow kann für die begutachtenden Personen oder für die Sachbearbeitung definiert werden.
Szenario 2
Ein Begutachtungszustand – zwei oder mehrere Fragenkataloge – ein Rankinglisten-Zustand
In diesem Szenario bewerten die begutachtenden Personen die Anträge parallel im selben Begutachtungszustand, jedoch mit unterschiedlichen Fragenkatalogen.
Dadurch können z. B. fachliche und formale Bewertungen in einem Schritt erfolgen, ohne dass die Anträge in verschiedene Zustände verschoben werden müssen.
Vorteil: parallele Bewertungen mit klar getrennten Kriterien durch mehrere Fragenkataloge, die den einzelnen begutachtenden Personen individuell zugeordnet werden können.
Flow-Einsatz: Ein Flow kann definiert werden, sobald die Bewertungen für beide Fragenkataloge abgeschlossen sind.
Szenario 3
Zwei Begutachtungszustände – zwei oder mehrere Fragenkataloge – ein Rankinglisten-Zustand
Dieses Szenario entspricht der bisherigen Vorgehensweise:
Die Anträge durchlaufen nacheinander zwei Begutachtungszustände, wobei jeweils ein oder mehrere Fragenkataloge den begutachtenden Personen individuell zugeordnet werden können.
Typisches Beispiel: Zuerst eine Vorbegutachtung, danach eine Hauptbegutachtung.
Vorteil: klare Trennung der Phasen und Prozessschritte.
Flow-Einsatz: Jeder Zustand kann mit einem Flow versehen werden, sodass die Weiterleitung vom ersten in den zweiten Begutachtungszustand und anschließend in den Rankinglisten-Zustand automatisch erfolgen kann.
Hinweis: Dieses Szenario ist weiterhin nutzbar, wird aber durch Szenario 2 in vielen Fällen abgelöst, da dort mehrere Fragenkataloge bereits innerhalb eines Begutachtungszustands individuell zugeordnet werden können.
Generelle Einschränkungen
Einer begutachtenden Person kann immer nur ein Fragenkatalog zugeordnet werden.
→ Eine Person kann also nicht in mehreren Zuständen mit demselben Fragenkatalog bewerten.Diese Einschränkung gilt sowohl für Direkt- als auch für Pool-Begutachtende.
Pro Pool-Teilnehmende: max. 10 Personen.
Jeder Pool-Teilnehmende kann nur in einem Zustand Bewertungsrechte erhalten.
Ein Begutachtungszustand kann entweder mit Pool-Begutachtenden oder mit Direkt-Begutachtenden besetzt werden – ein Mischen ist nicht möglich.
Ist mindestens ein Antrag im Begutachtungszustand, kann der Pool-Teilnehmende nicht bearbeitet werden.
Ein Antrag kann erst in die Begutachtung geschickt werden, wenn mindestens ein Direkt-Begutachtender oder ein Pool-Begutachtender zugeordnet ist.