Formular-Design - Best Practice

Grundprinzipien

• Nur notwendige Datenfelder abfragen
  Jedes zusätzliche Datenfeld erhöht die Abbruchwahrscheinlichkeit.

• Klare Feldbezeichnungen verwenden
  Labels müssen eindeutig und verständlich sein.

• Logische Reihenfolge einhalten
  Zuerst persönliche Daten, dann Kontaktdaten, danach studien- oder stipendienbezogene Informationen.

• Ausfüllhilfe bereitstellen
  Bei komplexen Datenfeldern (z. B. IBAN, Matrikelnummer, Auslandsaufenthalte) kurze Ausfüllhilfen formulieren, die den Antragsteller*innen das richtige Befüllen erleichtern.

• Einfache Sprache verwenden
  Fachjargon vermeiden. Immer klare, allgemein verständliche Begriffe wählen.

• Vorauswahl / Standardwerte nutzen
  Wo sinnvoll (z. B. Land = Österreich, wenn die Mehrzahl der Antragsteller*innen dort wohnt).

• Daten in kleine Schritte zerlegen
  Statt eines Freitextfelds „Adresse“: Datenfelder für Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.

• Verpflichtende Datengruppen zuerst
  Diese gehören im Formular nach oben, damit Antragsteller*innen sofort sehen, was unbedingt auszufüllen ist.

• Optionale Datengruppen nach den verpflichtenden
  Optionale Inhalte (z. B. zusätzliche Qualifikationen, optionale Dokumente) sollen später im Formular erscheinen.

• Datengruppen-Struktur regelmäßig überprüfen
  Prüfen, ob die Aufteilung der Datengruppen noch sinnvoll ist. Kleinere, inhaltlich eng zusammenhängende Datengruppen (z. B. Person und Adresse) sollten zusammengeführt werden, wenn dadurch die Übersichtlichkeit steigt und das Ausfüllen erleichtert wird.

• Datenfelder in Datengruppen kritisch prüfen
  Regelmäßig kontrollieren, ob alle Datenfelder in einer Datengruppe sinnvoll sind. Nicht mehr benötigte Felder müssen entfernt werden und dürfen nicht einfach per Rechteset versteckt werden. Solche „versteckten“ Felder führen langfristig zu Fehlern, unnötigem Supportaufwand und unklaren Regeln.

• Uploads korrekt anlegen
  Für allgemeine Uploads immer die Formular-Upload-Funktion verwenden. Das System erstellt dabei automatisch eine eigene Datengruppe am Ende des Formulars. Eine Datengruppe „notwendige Uploads“ als 1-1 Datengruppe zur Simulation von Formular-Uploads ist nicht empfohlen und führt zu unnötiger Komplexität.

• Keine Readonly-Datenfelder verwenden
  Readonly-Datenfelder irritieren Antragsteller*innen. Statische Informationen zur Antragsrunde sollen stattdessen als Formulareigenschaften definiert werden.

Checkliste für Formular-Design

Gehen Sie diese Liste durch, bevor ein Formular veröffentlicht wird:

• [ ] Enthält das Formular nur notwendige Datenfelder?

• [ ] Sind die Feldbezeichnungen klar, eindeutig und verständlich?

• [ ] Ist die Reihenfolge der Felder logisch aufgebaut (z. B. persönliche Daten → Kontaktdaten → studienbezogene Informationen)?

• [ ] Sind bei komplexen Datenfeldern passende Ausfüllhilfen vorhanden?

• [ ] Wird einfache, allgemein verständliche Sprache verwendet (kein Fachjargon)?

• [ ] Sind sinnvolle Standardwerte gesetzt (z. B. Land = Österreich)?

• [ ] Sind zusammengesetzte Angaben (z. B. Adresse) in einzelne Datenfelder zerlegt?

• [ ] Stehen die verpflichtenden Datengruppen am Anfang des Formulars?

• [ ] Sind optionale Datengruppen klar von verpflichtenden getrennt?

• [ ] Ist die Struktur der Datengruppen sinnvoll (z. B. Person + Adresse zusammengefasst, falls praktikabel)?

• [ ] Sind alle Datenfelder in Datengruppen sinnvoll und aktuell – keine veralteten oder nur per Rechteset versteckten Felder vorhanden?

• [ ] Sind Uploads korrekt über die Formular-Upload-Funktion angelegt (keine Simulation über eigene Datengruppen)?

• [ ] Sind keine Readonly-Datenfelder im Formular vorhanden und wurden statische Informationen stattdessen als Formulareigenschaften definiert?